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沈阳拓展——“怎么用好那70%的时刻”

标签: 沈阳 拓展 名远企管 沈阳军训 沈阳拓展 | 作者:名远企管 | VISITORS: | 来源:www.cnmytz.com
28
Mar
2016
沈阳拓展——“怎么用好那70%的时刻”

 科技公司的 CEO 均匀每年作业 300 天,天天 14 小时。也即是一年 4200 小时。这个统计数字和大多数的科技公司办理者与创业公司的职工对比,不同并不大。4200 小时听起来像是许多,但关于他们中的许多人来讲,仍是远远不行用的。这里头,有近 30%的时刻是用在收发 Email 上。还有另外三分之一是花在开会上。有研讨标明,这部分时刻有一半以上都是彻底糟蹋的。
 
能够研讨一下一个典型的 CEO 的日程表,你会发现其中 70%的时刻组织都不是最优的,我自个的经历也相同说明晰这点。在参与 First Round 变成合伙人之前,我在三家公司担任联合创始人兼 CEO,包含 LiveOps。现今,我每周与数十家公司的创始人碰头,协助他们开展自个的团队,让他们自个和职工有更高的生产率。他们自个也理解,每一小时,都该用在推进公司行进,发明杰出的商品,谈判,延聘最佳的职工上头。只是时刻怎样都不行用。那么,该怎样做才好呢?
 
今年,我有几个星期都花在咱们的年度 CEO 峰会上,但也趁这个时机,能遇上几位老兄弟,和他们叙叙旧,他们可都是在办理时刻方面的超人。我的方针是找出他们如何充分使用好每个作业小时的诀窍和诀窍,以及他们所运用的便利的软件。我把我和他们的经历总结成下面这八个策略,能够协助咱们不再糟蹋时刻,不再错过任何时机。
 
1.说不
 
当你的公司变得很优异了,你就会遇到更多的费事。好多人会经过 LinkedIn,Email 来跟你联络,要跟你去喝咖啡,要请你协助。这真是折磨人。就像你幼年的小伙伴,你只能牵强记得他的姓名,他却要你把 Facebook 上一切有影响力的兄弟都介绍给他。这时你就得说:“No”。
要回绝他人是很难的。由于你也想报答一些啥,究竟曾经有这么多人协助过你。可是,在这方面你得有个底线,我也会教你一些对比简略 say no 的方法。
 
测验一下这个“No”模板—它是一个罐头回复,适用于任何你想 say no 的遍及状况。我最早是从 Mark Suster 那里听到这个做法,他是一个公司家和投资者,这个方法替我节约了许多的时刻,大大减轻了我的焦虑。
 
2.做一个Email忍者
 
引荐给那些没用过 SaneBox 的人,我是它的粉丝,它是这么的简略。有点像 Google Priority Mailbox,很给力,而且在 iPhone 上作业杰出。它树立了一个批量文件夹,能主动归档群发邮件。那些你不需求亲身阅览的邮件,你永久不会看到它。它很精确,能节约许多的时刻。
 
我所知道的大多数 CEO,在清空收件箱方面都是高功率的能手。试想一下邮政函件是怎样被处理的。你拿起你的信,看一下,然后把它们放下来,拿起来,放下来,然后是一次一次又一次?这简直叫人精力紊乱。可是,咱们大多数人恰是这么处理 Email 的。我观察到的 Email 忍者会运用三种方法:
 
全天候。你的邮箱始终是翻开的,一有邮件进来,你就处理掉。你十分有责任心,但这么的话,遇到那些需求深思熟虑的项目,你会很难集中精力。
 
分批处理。你天天会有两到四次来查看 Email,并立刻把一切作业都处理掉。
 
助理。你有一个全职的或许虚拟的助理,来协助查看你的 Email,把真实主要的邮件打上标签,并提示你那些需求当即处理的事项。当然,这么的话你需求树立一个私家的收件箱,不过这能够让你的日子整个面目一新。
 
假如你没有一个助理,我会主张你运用方法二:分批处理。它能够让你在需求的时分,专心于处理 Email,一同别的使命也能够得到应有的重视。频频的切换作业会让你啥都干不好的。
 
另一种方法能够进步你处理电子邮件的技能的是,装一套插件。像 Asana 这类的使命办理器里就有,能够让你把 Email 从你的使命办理器里移进移出。这是一个疾速的方法能够清空收件箱,邮件留下稍后处理。
 
经历规则:假如你能够在两分钟内回复好或许处理好 Email,那你就立刻处理吧。假如处理起来需求超过两分钟,就把它移动到你的使命办理器里,待后续再处理。你这么做时,也会在各种使命和电子邮件间组织好它们的优先次序,不用再花时刻去收件箱里头处理。
 
我听过一些人说运用 Gmail 的键盘快捷键能够节约掉 30% 的时刻。Gmail 还供给了一个设置,只需你点击发送,邮件就会主动归档,让你的收件箱天天都干干净净的。
 
最终,或许也是最有用的即是 TextExpander 或别的快捷键输入程序。它只需求输入一些设定好的短语,就能够奇特般的填写好一整封电子邮件。
 
3.办理好你的精力
 
曾经,均匀每人天天会步行 12 英里。但如今咱们更多的是坐着。咱们坐的时刻也太长了吧。这太糟糕了,Harvard Business Review 研讨发现久坐的危害堪比吸烟。假如你在高科技作业作业,均匀天天会有 9.3 小时是坐着的。这乃至比你睡觉的时刻还要长。作为人,咱们天然生成是需求运动的。这对咱们的健康是至关主要的,也是咱们坚持功率的来历。这里有三个关于这方面的小诀窍:
七分钟训练法。这已被科学证实。也是纽约时报提过的。在 7 分钟里做好 12 个动作,事实证实它很有用。
漫步式开会。简直每自己都有一对一的面谈式会议。引荐把这么的会议改为漫步的方法,而不再是固定的坐在一个会议室或咖啡厅里。
 
站立式作业桌。如今许多作业室都供给了这么的作业方法。现已被证实站着作业能够下降心脏疾病和癌症的危险,能够进步心情和警觉性。假如你真的喜爱平时运动,能够测验一下跑步机作业桌或许自行车作业桌。
精力的办理不只是身体上的,还应该包含要了解自个的心理节奏。咱们都知道睡觉规则,深知深度睡觉和健康的 REM 周期的主要性。可是咱们常常忽视了天天都会有的人体节奏。要使用好向上的周期,你得像运动员那样来组织你的日程表。拿出你全天最活络的一到两个小时,花在对你而言最主要的的三件事上。
研讨标明,大多数人都是在早上最具有立异意识。处理 Email 然后是站立式的会议,这天最终的作业依旧是处理 Email。请注意在这些事项傍边都有组织歇息时刻,这么能够确保在切换到每个使命时都能到达最佳状况。
当你想歇息的时分,你需求的确的歇息一下。去漫步,听舒缓的音乐,做一些跟作业不相关的事。跟你的同事闲聊下,也能够发现一些他们作业以外的作业。
 
4.打造履行手册
 
关于任何你重复过三次以上的作业,请具体写下进程。指定出履行手册,然后交给他人去做,这么他们能够用彻底相同的方法去完结它。要做好这个手册,千万不要让人们再来问下一步是啥或许要找谁担任。
这也是 Uber 敏捷扩大的因素。他们现已开展到超过 70 个城市,而且占据了市场。他们是怎样做到的?一个履行手册。每到一个城市,他们手上会有一个清单,写满了有必要要做的每一件作业,只需细微的区域性调整。他们现已屡次操练,进行了测验,最终制定好完好的履行手册。所以,如今他们只需求履行就能够了,就像拿钥匙开门那样简略。
“ 那些成功人士都善于做记载。可是创业公司只是这么做还不行。 “
我所见过的扩大得最成功的创业公司,在早期就提出了系统化的共同行动和中心操作,并让此变成一种习气。
 
5.会议外的收成
 
有多少次,你和或人进行会议,这个会议对你的公司而言至关主要,但你却找不出方法来增进你和这自己的关系?他也许是你业务开展的合作伙伴,客户或许任何人。会议内容也许不大简略听懂,当你走出会议室,你就把他们说的都忘得差不多了。要给他们留下好形象的时机如同很迷茫。
要打破僵局,您需求了解他们的作业应战。
 
假如你不知道,就问他们。假定你在一个 B2B 的环境里,啥是你客户的客户的请求?对此你能帮他们做点啥?
“咱们有多少人能列出咱们的客户那儿,排行前三的作业应战?”
 
要真实充分使用好会议,有必要在私家和作业之间搭一座桥。不用很深化,能够很简略问一下,近来会不会去哪里度假啊。然后记下他们的答复。在会议以外,发明条件去更深化的知道这自己,加深你们的关系。例如,他喜爱骑自行车,就能够向他引荐一条你知道的很棒的骑车道路。这会发生一个变革性的转变。
 
6.优化内部会议
 
创业公司通常要进行许多的会议。太多了。削减一些。最简略的方法即是去掉那些状况汇报的会议。你并不需求不断地与团队成员开会,只为了听他们汇报项目的发展。让他们写下来。把它放在一个 Google Doc 里,让每自己每周都去读一次好了。
 
永久不要在做出决议之前,脱离会议。 “
 
当涉及到决议计划会议,请敏捷做出可逆的决议。大多数决议在创业公司里都是可逆的,但咱们花太多的时刻来考虑。把人聚到一同,有了准确的数据和准确的人,就能够敏捷做出决议。
 
对一切的决议计划会议都这么做,除非它是真实的不可逆转的决议。那就花更多的时刻,进行更多的对话,把你的参谋和董事会都招集起来。否则的话,决议然后履行就好了。作为创业公司,最大的长处即是敏捷做出改动,由于总共也就这么几个零部件。
 
7.助理
 
技能的巨大之处在于能够进步咱们的功率,但它也有局限性。雇佣一个帮手来帮你,无论是作业室里的或长途的,都是值得的。
 
虚拟帮手和效劳,像是TaskRabbit,专心于特定使命,很强大。可是,他们不能知道你脑袋里的想法,不能代替你做出决议。
 
所以有也许的话,雇一个全职的助理跟你在一同作业。这对你的协助会超乎你的想象。除了能够依据你的做法形式替你做出一些决议外,他们还能够和谐许多的作业。假如雇一个全职的助理是不也许的话,就测验用个虚拟的吧。有许多廉价的效劳,像是 Prialto,他们能够帮你处理一大堆的事物。他们能够帮你订货和寄送礼物,还有听写功用,还能一次性组织好屡次会议等等。
 
听写功用,是不该该被低估的,由于它能进步功率。我主张你装置一个叫做 Voxie 的 App。你翻开它,只需对着它说,“起草一个给 Chris 的 Email,”然后把内容口述出来就好了,“Chris 你好,很快乐在今日早上跟你会面了。谢谢你能拨空参与。“你的虚拟助理能轻松地做下录音记载,而当你翻开你的收件箱,草稿现已在那里了。你需求做的就只是是点击发送。
 
“ 会议的后续作业会有极大的影响力,但你多久会做一次? “
 
如今,你能够在会议完毕的几秒钟内,就起草好后续的 Email 了。
 
8.给你的团队一根杠杆
 
我近来跟一个 CEO 谈过,他是我知道的最有功率的人,他崇奉“走动式办理”,实践内容就像听起来的那样。他天天就在作业室里转圈,停下来挨个跟他的团队成员说话。他问他们:
啥阻止了你的作业发展?
 
是不是有任何瓶颈或妨碍?我能够帮你做啥吗?
 
需求啥资本或流程,能够让你的作业发展得更快些?
 
所以我主张你,去问一下这些疑问的答案,并帮你的团队满足他们的需求。假如你期望他们能够疾速的完结作业,你首先得自个先快起来。向他们供给所需求的协助,他们才干在时刻内完结作业。响应速度是关键。AwayFind 是一个批量处理 Email,相应紧迫的请求的工具。当有人给你发送一条高优先级的音讯,你会得到一个正告,而不用坚持收件箱全天候的翻开。
 
许多时分,你会听到你的职工卡住了。他们会由于布置新功用或与主要人士发送 Email 而严重不已。他们会为了 debug 一个小错误而汗流浃背,可是却无视另一个更大的项目现已停滞不前了。当这么的作业阻止了他们行进,你能问的最佳的疑问即是:假如失利了,本钱是多少?假如两万人里头只需两自己以为这个新功用不行完美,你就不需求花费这么多的时刻。助其化解危险。你作为一个办理者,要这么做才干非常好的使用时刻。
80/20 规则适用于任何作业。也即是说要把 80% 的时刻花在真实有用益的作业上面,只需 20%花费在小事上。不要过分寻求完美。许多创业公司的职工,尤其是工程师,在一开始老是请求完美。可是,这不是你想要的。你想要的是速度。
 
假如你把握了这些简略的诀窍,你就能够将那 70%的时刻最大极限地运用好。你在会议或许 Email 上会花更少的时刻。最主要的是,你有时刻去领导你的团队,去鼓舞人心,去搞定生意和改动国际了。
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